Qu'est ce qu'une facture électronique ?

En France, une facture électronique est une facture qui est émise, reçue et conservée sous forme numérique. Elle est autorisée et encadrée par des règles spécifiques pour garantir sa validité juridique et fiscale.
1. Définition de la facture électronique

Une facture électronique est un document émis, transmis et archivé sous format numérique (par exemple, un fichier PDF, XML, ou tout autre format électronique), contrairement à la facture papier. Elle remplit les mêmes fonctions qu'une facture papier, mais elle offre des avantages en matière de gestion, de stockage et de transmission des données.
2. Les critères de validité juridique d'une facture électronique

Pour qu'une facture électronique soit juridiquement valide, elle doit répondre aux exigences suivantes :
a) Authenticité de l'origine

La facture doit être authentique, c'est-à-dire qu'il faut garantir que l'émetteur de la facture est bien celui qu'il prétend être.
-Cela peut être assuré par des signatures électroniques ou des procédures de contrôle permettant de vérifier l'émetteur.
b) Intégrité du contenu

La facture doit rester intacte et ne pas être modifiée après son émission.
-L'intégrité est souvent assurée par des mécanismes techniques comme des certificats électroniques ou des chaînes de validation.
c) Lisibilité

La facture électronique doit être lisible pendant toute la période de conservation, ce qui peut être assuré par l'utilisation de formats standards comme le PDF ou XML.
3. Obligation de passer à la facturation électronique

Depuis le 1er juillet 2024, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises soumises à la TVA, dans le cadre du projet de la facturation électronique obligatoire dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale. Voici les principales étapes de la mise en oeuvre :

    1er juillet 2024 : Obligation de transmettre des factures électroniques aux administrations fiscales pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

    1er janvier 2026 : Les entreprises devront aussi recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.

a) Qui est concerné ?

La facturation électronique concerne toutes les entreprises soumises à la TVA, à partir d'un certain seuil de chiffre d'affaires. Cependant, les micro-entrepreneurs et certaines petites entreprises pourraient bénéficier d'un report.
4. Les avantages de la facture électronique

-Réduction des coûts liés à l'impression, à l'envoi et à l'archivage papier.
-Gestion simplifiée des documents, avec la possibilité de les stocker et de les retrouver rapidement.
-Lutte contre la fraude fiscale, avec une meilleure traçabilité des transactions.
-Gain de temps dans le processus de facturation, avec des envois et réceptions instantanés.
5. Les formats de facture électronique

Les entreprises peuvent utiliser différents formats pour les factures électroniques, mais les plus courants sont :

    PDF (le plus répandu, bien que moins sécurisé qu'un format structuré).

    XML (souvent utilisé dans le cadre des échanges B2B et B2G pour une meilleure intégration des données).

Les entreprises doivent s'assurer que leurs factures électroniques soient compatibles avec les normes légales, notamment la norme Factur-X (combinant PDF et XML).
6. Archivage des factures électroniques

Les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans, conformément à la réglementation fiscale. Elles doivent être stockées de manière sécurisée et être accessibles en cas de contrôle fiscal.