Facturation électronique, que conseillez vous ?

Dès le 1er septembre la facturation électronique devient obligatoire pour chaque entreprise asujettie à la TVA (même si vous êtes en franchise en base).

Cela implique que vous devez communiquer à la plateforme étatique, le nom du prestataire agréé qui va gérer votre facturation.

La facturation électronique correspond à une obligation de fournir une facture dans un format défini FACTUR-X, et non pas seulement en PDF. Ce format est un mélange de PDF et de XML contenant des informations sur l'émetteur et le destinataire de la facture.

Il vous faut alors un application qui édite cette facture dans ce format, et qui puisse le téléverser sur la plateforme qui recense toutes les entreprises. Cette plateforme est un annuaire qui recense, avec une clef unique (le SIREN) où envoyer la facture. La facture sera alors présente sur cette plateforme.

Le but pour la dgfip est de vérifier en temps réel qui encaisse et qui décaisse la TVA, et donc lutter contre la fraude. 

Vous émettez une facture dans un logiciel, elle est envoyé au fournisseur qui est recensé sur l'annuaire.

Il vous faut donc avoir choisi une plateforme agréée, un logiciel qui éditera la facture dans le bon format, et l'enverra sur la plateforme agréée du fournisseur.

L'état n'a pas choisi de centraliser ce processus lui-même (cela aurait été trop simple), mais il a complètement atomisé le processus, de multiples prestataires privés sont alors disponibles, dès le moment qu'ils ont été agréés.

Et vous devez faire un choix de prestataire, obligatoirement.

Voici nos conseils :

Plusieurs prestataires vous proposent leurs services payants ou gratuits. Une banque peut vous proposer, un expert-comptable, ou n'importe quel prestataire qui a réalisé le processus d'agrément.

La meilleur solution est de compartimenter.

Nous proposons dans notre prestation de suivi comptable, la facturation électronique. Sauf que le jour ou vous changer d'expert-comptable, le logiciel ne vous suivra pas et vous devrez changer.

Vous pouvez choisir une banque, sauf que le jour ou vous changez de banque, que se passe-t-il ? Pareil, il faut redémarrer le processus à zéro et rechoisir un prestataire.

Sauf que le choix du prestataire a un impact direct dans votre processus, car la plupart des prestataires vous oblige a réaliser la facture sur leur plateforme (vous entrez un tiers, le client siret etc.. et vous entrez vos données TVA Montant de prestation, modalité de règlement etc..), vous devez alors changer de logiciel et donc votre processus de facturation à chaque modification.

La meilleure solution est de choisir un prestataire une fois pour toutes, et que ce prestataire ne fasse que cela. Vous personnalisez vos factures sur cette plateforme, vous entrez vos clients, et vous ne changez.

Le cout ?

La plupart des prestataires sont payants, en fonction des factures que vous émettez et que vous recevez.

Nous avons trouvé un prestataire qui nous semble correct, à voir à l'usage, il est gratuit. 

facture.net

Il faudra voir à l'usage si cela le reste, gratuit.

La procédure est inscription sur leur site, vous faites une facture en mode test, vous ajoutez votre client (par siren) et quand vous avez une facture correct, vous pouvez quitter le mode test.

Si l'outil vous parait correct, il faudra le déclarer à l'annuaire qui recense votre choix, cela se fait via cette plateforme, il faudra réaliser une vérification d'identité avec votre passeport ou carte d'identité. Attention, cela peut prendre un certain temps.

Attention, le prestataire que vous allez choisir va essayer de se rémunérer. Il vous proposera des services supplémentaires comme le règlement des factures, va essayer de vendre des données (vérifiez dans le contrat de service) ou n'importe quel autre stratagème. D'une manière ou d'une autre, il utilisera sa place dans le processus pour la monétiser.

Il existe aussi le risque de piratage, si ce prestataire a un problème de sécurité, les liens entre votre entité et vos clients sera visible sur le darkweb.