Conservation des documents professionnels, quelles règles ?

Le délai de conservation des documents est un sujet important pour les entreprises, car cela peut avoir un impact sur leur fonctionnement et leur responsabilité juridique. Selon la loi, certaines informations et documents doivent être conservés pendant une période spécifique, tandis que d'autres peuvent être détruits une fois qu'ils ne sont plus nécessaires.

Le délai de conservation des documents dépend de plusieurs facteurs, notamment le type de document, le contexte dans lequel il a été produit et la loi applicable.

Par exemple :

• Les statuts de la société : 5 ans après radiation,
  
• Documents comptables : 10 ans,
  
• Les documents des AG : 3 ans,
  
• IR, IS, fiscalité BIC BNC, impôts direct locaux, CFE, CVAE, TVA (tout document fiscal) : 6 ans,
  
• Factures clients / founisseurs, contrats, correspondance commerciale : 10 ans,
  
• document douanes : 3 ans,
  
• contrats, documents bancaires : 5 ans.

Il est important de noter que le délai de conservation des documents peut être prolongé en cas de litige ou de procédure judiciaire en cours. Dans ce cas, il est recommandé de conserver les documents jusqu'à ce que le litige soit résolu ou que la procédure soit terminée.

Il est également important de respecter le délai de conservation des documents électroniques. Selon la loi, ces documents doivent être conservés dans des conditions de sécurité adéquates et doivent être accessibles à tout moment. Il est recommandé de définir une stratégie de gestion des documents électroniques et de mettre en place des procédures pour assurer leur sécurité et leur accessibilité. Vous pouvez encourir une amende de 10 000 € en cas de non conservation des documents fiscaux.

Il est important de noter que le délai de conservation des documents ne s'applique pas uniquement aux documents papier, mais également aux documents électroniques et aux données informatiques. Selon la loi, ces documents doivent être conservés dans des conditions de sécurité adéquates et doivent être accessibles à tout moment.