Tuto : Faire gratuitement sa comptabilité avec comptatoo, niveau débutant

Vous êtes débutant mais à l'aise avec un navigateur.

Comptatoo est un logiciel gratuit mis à disposition pour les comptabilités bancaires principalement.

Vos obligations comptables : Pour tenir une comptabilité simplifiée, il vous faut réaliser :

• - de 254.000 € annuel dans le cas d'une activité de prestation de services ;
• - de 840.000 € annuel dans le cas d'une activité commerciale

Si c'est le cas, votre comptabilité sera simple, vous avez le droit de tenir une comptabilité de trésorerie (bancaire).

Il faut bien comprendre la théorie comptable avant de commencer.

Tenir une comptabilité a pour but de trouver 2 informations.

• quel est le résultat (bénéfice ou perte) sur un exercice (période)
• quel est le solde de TVA sur cette période

Pour trouver se faire, il faut créer les écritures comptables en suivant un plan comptable.

Une écriture comptable c'est au minimum 2 montants dans 2 comptes comptables.

Un compte comptable peut être positif ou négatif (positif alors crédit, négatif alors débit).

Ces 2 comptes comptables doivent se solder (être égal à 0). Exemple, 100 € dans un compte comptable en débit induit 100 € dans un autre compte comptable en crédit. Crédit-débit = 0

Le plan comptable est divisé en 7 parties ( des classes 1 2 3 4 5 6 7 ), dans votre cas (comptabilité de trésorerie) presque tout se passe dans quatres comptes comptables :

• La classe 7 (les produits, en fait les ventes)
• La classe 6 (les charges, en fait les achats)
• La classe 445xxx (les comptes de TVA)
• Le compte de banque 512xxx (votre compte bancaire)

Une comptabilité de trésorerie débute par des écritures de votre compte bancaire.

Vous avez réalisé un achat payé par carte bancaire, il apparait dans votre compte bancaire (compte comptable 512xxx ).

Vous devez alors lui choisir un compte 6xxx (charge) et un compte de TVA 4456xx

Vous avez réalisé une vente encaissée sur votre compte bancaire :

Vous devez alors lui choisir un compte 7xxxx et un compte de TVA 4457xx

Exemple

Vous avez réalisé un achat de 120 euros, vous avez donc une écriture dans votre compte comptable 512000 en crédit

Maintenant vous devez lui trouver un compte comptable 6xxx et un compte de tva 4456xx

On va dire que c'était un abonnement télécom

Explications :

512000 cela veut dire que vous avez décaissé 120 € de votre banque

626000 c'est le compte pour les achats télécoms

445665 c'est le compte TVA récupérable pour achats avec taux de TVA 20%

Pour trouver ces comptes, vous devez regarder le plan comptable, > APP > Roue crantée > plan comptable

 Vous voyez aussi que les montants se soldent.

120-100-20=0

 Que la TVA est bien à 20% ( 100 * 2/100 = 20 )

Là vous avez déclaré 3 choses,

Que vous avez de l'argent qui est sorti de votre compte en banque,

Que cet argent est un achat de télécom

Que cet achat contient de la TVA.

Pour visualiser cette écriture, vous pouvez aller la regarder dans > APP > Grand livre

Pour vérifier ces écritures, les soldes en fonction du plan comptable, vous pouvez la regarder dans la balance > APP > Balance

Normalement vous allez voir que vous avez un solde en débit dans la classe 4

Que vous avez un solde créditeur dans la classe 5

Que vous avez un solde débiteur dans la classe 6

Généralement, vous avez la classe 6 qui est débitrice

La classe 7 qui est créditrice.

Gardez cela en tête pour trouver des erreurs.

SI vous voulez connaitre votre résultat (bénéfice our perte), il vous suffit de faire solde 7 - solde 6 = résultat

SI vous voulez connaitre votre solde bancaire, vous regardez la balance de votre compte 512000.

SI vous voulez connaitre les achats que vous avez effectués, vous regardez votre solde classe 6 dans la balance, etc...

Et dans comptatoo ?

Le module > importation saisie BQ

est la porte d'entrée de vos écritures de banque

Soit vous saisissez les écritures de banque ici, soit vous importez les écritures d'un fichier tableur que vous avez récupéré sur votre banque en ligne, soit vous activez la récupération bancaire automatique.

Vos écritures de banques apparaissent alors dans > APP > Importation saisie BQ > onglet écritures

Si la couleur de fond de l'écriture est verte, alors c'est un + dans votre compte bancaire (vente)

Si le fond est rouge, alors c'est en - dans votre compte bancaire (achat)

Si vous avez activé la récupération bancaire, les écritures de banque apparaissent ici. C'est toujours votre point de départ.

Quand vous voulez affecter à cette écriture un compte comptable 6 ou 7 et 4456 ou 4457  (TVA), cliquez sur le bouton vert à droite ventilation

Cela envoi cette écriture dans un autre module, appelé ventilation BQ

Ce module vous montrera alors votre écriture de banque, et vous demandera quel compte 6 / 7 et quelle TVA.

Il existe un bouton qui vous permettra de deviner les comptes comptables en rapport. Bouton flamme vert, athéna.

En cliquant, il vous générera les ventilationse qu'il lui semble le plus probable. C'est un bon début.

Sinon, vous pouvez entrer le compte comptable ou le texte du compte comptable que vous souhaitez. Le compte de TVA se génèrera automatiquement. Vous pouvez le corriger s'il se trompe.

Quand vous avez votre écriture qui est cohérente, bouton vert pour l'envoyer dans le grand livre des écritures.

Comment obtenir mes 2 conclusions (TVA / Résultat)

Pour la TVA, vous regardez la balance comptable, > APP > consulter > Balance

Cliquez sur la classe 4 et vous aurez vos soldes.

Pour le résultat, Balance et vous faites solde 7 -  solde 6.

Sinon, vous pouvez regarder votre bilan / votre déclaration de TVA  > APP > Consulter > bilan / création

2 boutons intéressant, le bilan et déclaration TVA. Vous obtenez la conclusion dans le format qui est demandé par l'administration fiscale. Vous reprenez alors les chiffres et vous pouvez les noter pour déclaration sur impots.gouv.fr

Sinon, vous pouvez aussi exploiter ces chiffres dans un graphique, ce sont les tableaux de bord, en haut à droite > indicateur > Ajout

Vous choisissez alors une période et l'indicateur que vous souhaitez obtenir (recherchez "soldes intermédiaires de gestion SIG" sur le web).

Astuces :

La cloche en haut à droite vous demandera de faire les actions importantes.

Pour l'activer, déclarez quel compte comptable correspond à votre compte bancaire, > APP > roue crantée > Banque

En gros vous dites ce compte bancaire numéro FR76xxxx est le compte comptable 512xxx

Vous pouvez aussi déclarer votre exercice comptable, date de débit et fin de chaque exercice. > APP > roue crantée > Gestion exercice

et chaque année vous déclarez un exercice ouvert de telle date à telle date.

il y a aussi au même endroit quelques vidéos tutoriels à regardez pour voir des fonctionnalités de productivité > APP > Roue crantée > Tuto