Quelles sont les règles pour les factures électroniques ?

L'utilisation d'un système de facturation électronique nécessite l'emploi d'un système qui garantit la validité, la clarté et l'intégrité du contenu de la facture. La facture répond à un certain nombre d'obligations. Quelles sont les mentions obligatoires ? Quelles sont les pénalités prévues en cas d'anomalie ? 

Généralisation de la facturation électronique parmi les assujettis à la TVA à partir de 2024 : De 2024 à 2026, la facturation électronique sera progressivement utilisée dans les transactions entre entreprises exonérées de TVA. Chaque entreprise pourra accepter ces nouveaux engagements dans des conditions idéales grâce à cette mise en oeuvre progressive qui tiendra compte de la taille des entreprises. Les factures électroniques doivent pouvoir être utilisées par les entreprises :
-A partir du 1er janvier 2025 pour les moyennes entreprises,

-A partir du 1er janvier 2025 pour les petites, moyennes et micro-entreprises,

-A partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
En outre, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure d'accepter la facturation électronique. Par conséquent, au plus tard à cette date, vous devrez avoir choisi une plateforme pour accepter les factures électroniques de vos fournisseurs.

Comment fonctionne la facture électronique ?
Si le client l'accepte formellement, la facture peut être émise en ligne. Une facture dématérialisée doit toujours comporter exactement les mêmes mentions obligatoires qu'une facture papier en termes de contenu.

Les exigences du code de la consommation et de l'article 289 du code général des impôts définissent les règles applicables aux factures électroniques. Les principales lignes directrices sont les suivantes :

-Consentement mutuel : Les parties doivent consentir mutuellement à l'utilisation de factures électroniques et conserver une trace de cette approbation.

-Intégrité et authenticité : Les factures électroniques doivent être protégées afin de préserver leur légitimité et leur intégrité. Il est conseillé d'utiliser des mesures de sécurité telles que les signatures électroniques ou les systèmes de gestion électronique des documents.

-Les factures électroniques doivent être émises dans un format structuré permettant la lecture et le traitement automatiques des données. Le format XML (eXtensible Markup Language) ou le format PDF (Portable Document Format) sont les deux formats les plus utilisés.
Conservation des factures : Dans le cadre d'un contrôle fiscal, les factures électroniques doivent être conservées pendant au moins six ans. Pendant toute la période de conservation, elles doivent être conservées dans leur format original et rester lisibles et accessibles.

-Transmission : Les factures électroniques peuvent être envoyées par voie électronique, mais il est conseillé d'utiliser des méthodes sécurisées telles que les systèmes d'échange de données informatisées (EDI), l'envoi sur une plateforme sécurisée ou l'envoi par courrier électronique avec accusé de réception.

*Quelles sont les sanctions applicables aux infractions en matière de facturation ?
Les amendes suivantes sont infligées aux entreprises qui ne respectent pas les règles en matière de facturation :

-une amende fiscale de 15 € par déclaration omise ou fausse. Le montant de l'amende ne peut toutefois pas être supérieur au quart du coût total de la facture.
-des sanctions pénales de 75 000 € pour les personnes physiques et de 375 000 € pour les personnes morales. En cas de récidive dans les deux ans suivant la première sanction, l'amende peut être doublée.