Quelles obligations concernant la caisse électronique ?
La caisse électronique, également dénommée caisse enregistreuse, regroupe l'ensemble des opérations traduisant les encaissements et les paiements effectués en espèces.
En 2014 et 2015 l'administration fiscale a mis à jour, lors de contrôles, notamment dans les secteurs de la pharmacie et de la restauration, l'utilisation de logiciels de caisses non sécurisés permettant de faire disparaître une partie des recettes en espèces.
En conséquence, la loi de Finances pour 2016 a renforcé les obligations des commerçants assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de caisse, également appelé caisse électronique.
Cette obligation touche tous les secteurs d'activités, néanmoins des exceptions ont été prévues. Ne sont pas concernés par la loi :
- Les professionnels qui réalisent uniquement des opérations commerciales avec d'autres professionnels (BtoB)
- Les professionnels qui effectuent exclusivement des opérations exonérées de TVA
- Les professionnels qui bénéficient de la franchise en base de TVA
- Les professionnels soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole
- Les entreprises dont l'intégralité des paiements est réalisée avec l'intermédiation directe d'un établissement de crédit.
Depuis le 1er janvier 2018 donc, les commerçants doivent utiliser un système de caisse sécurisé et certifié NF 525 qui respecte les conditions suivantes :
- Être inaltérable : le logiciel utilisé doit permettre d'enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu'elles puissent être altérées
- Être sécurisé : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d'origines, les modifications éventuelles et les pièces justificatives
- Conserver les données : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
- Archiver les données : le logiciel doit prévoir une période d'archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l'intégrité des informations.
Cette loi tend à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. Par ailleurs, le texte permet à l'administration fiscale un droit de contrôle inopiné, pour vérifier la bonne application de la loi.
En cas d'absence de certificat, lors de contrôles inopinés, l'entreprise sera sanctionnée par une amende de 7?500 € par logiciel de caisse non conforme avec en plus l'obligation de régulariser la situation sous 60 jours.
En revanche, La loi n'impose pas aux commerçants de s'équiper d'un logiciel ou système de caisse. Ceux qui n'en utilisent pas ne sont donc pas concernés par la mesure.
Si les commerçants sont d'ores et déjà équipés, ils ont obligation de faire la demande du certificat de conformité à leur fournisseur, celui-ci n'étant pas fourni automatiquement avec le logiciel de caisse. L'éditeur devra certifier qu'aucune fonction d'effacement n'existe.
L'obligation de certification concerne également les balances comptoir poids prix qui ont une fonction de mémorisation des opérations d'encaissement ; et les logiciels et systèmes accessibles en ligne.
Le certificat de conformité doit être délivré par un organisme accrédité tel que l'AFNOR ou le Laboratoire national de métrologie et d'essai.
Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées.
Les coûts engagés pour obtenir les certificats et attestations des logiciels utilisés seront comptabilisés en charges.
Corrigé le 2019-05-23
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