Qu'est ce que les frais professionnels ?

Deux façons différentes de rembourser les frais professionnels

En tant qu'employeur, vous avez le choix entre ces deux systèmes pour indemniser vos salariés de leurs frais professionnels, à condition de respecter les obligations légales et celles de votre convention collective.
>     soit, le remboursement des frais réellement engagés,
>     soit, le remboursement des frais de manière forfaitaire, les montants étant fixés par l'URSSAF.

Le remboursement de frais réels consiste à rembourser exactement les montants payés personnellement par le salarié ou le chef d'entreprise. Ces frais professionnels doivent être justifiés pour pouvoir être remboursés. Vous devez donc :
>     conserver vos tickets de péage et de stationnement dans le cadre de vos déplacements professionnels,
>     inscrire sur la facture du restaurant le nom des invités et le motif de l'invitation dans le cadre de vos repas professionnels.

À savoir que certaines dépenses ne peuvent être remboursées que sur la base des dépenses réellement engagées pour pouvoir être qualifié de de frais professionnels.
Il s'agit notamment des frais professionnels engagés :
>     dans le cadre du télétravail,
>     suite à une mobilité professionnelle (les frais de déménagement),
>     par les salariés des entreprises françaises détachés à l'étranger,

Quant aux frais forfaitaires, le remboursement des frais professionnels s'effectue de manière forfaitaire sur la base du barème de l'URSSAF, revalorisé chaque année.

Sont notamment concernées les dépenses de nourriture, de logement et les frais liés à l'utilisation de votre véhicule personnel à titre professionnel.

Attention, ce mode de remboursement ne s'applique pas aux chefs d'entreprise, ni aux dirigeants de sociétés SAS, SA et SARL. Autrement dit, en termes de statut social, ni aux dirigeants assimilés- salariés, ni aux dirigeants qui relèvent du statut TNS. Leurs frais professionnels sont remboursés aux frais réels. Exception faite des indemnités kilométriques (IK) lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel à titre professionnel.

À ce sujet, pour intégrer les indemnités kilométriques dans votre note de frais, vous devez indiquer Le lieu du rdv professionnel et le motif du déplacement, le kilométrage effectué et la puissance fiscale de votre véhicule.

Vous avez besoin de conseils sur ces questions sociales et fiscales ? Nos experts-comptables sont à votre écoute.