Qu'est ce que la notion de grand déplacement ?
On identifie le grand déplacement par l'impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.
A contrario, le déplacement Domicile-Lieu de travail ne constitue pas un déplacement professionnel. L'employeur n'a donc pas l'obligation de le prendre en charge, sauf s'il s'agit d'un abonnement de transports en commun (sur la base de 50 % du coût des abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires).
Lorsqu'un salarié part en déplacement professionnel loin de son domicile, en France comme à l'étranger, il engage des dépenses de logement et de nourriture. Il s'agit de frais professionnels que son employeur doit lui rembourser sous forme d'indemnités de grand déplacement.
Or, le remboursement des frais de grand déplacement est soumis à des règles particulières, qui diffèrent en fonction de la localisation et de la durée du déplacement professionnel.
Quels élements prendre en compte pour que le déplacement soit appelé " grand déplacement " ?
Quelles sont les obligations de l'employeur par rapport à ces frais professionnels, existe-t-il des limites de remboursement ?
La circulaire DSS/SDFSS/5 B no 2005-376 du 4 août 2005 définit ainsi le grand déplacement :
Le salarié en déplacement professionnel ne peut pas regagner son domicile dès lors que :
> la distance séparant son lieu de résidence du lieu de déplacement est supérieure ou égale à 50 km pour un trajet aller.
> les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 h 30, toujours pour un trajet aller.
Mais lorsque toutes les conditions ne sont pas réunies, l'employeur peut démontrer que le salarié est empêché de regagné son domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transport...) et des usages de la profession.
Les indemnités que lui verse son employeur concernent les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement. Leur montant diffère selon le lieu de déplacement du salarié :
> En France métropolitaine
> En Outre-mer
> A l'étranger
Le remboursement des frais de grand déplacement est soumis à des règles particulières, qui diffèrent non seulement en fonction de la localisation, mais aussi de la durée du déplacement.
Chaque année, l'URSSAF fixe le barème des frais professionnels qui indique les plafonds à respecter pour que les indeminités grand déplacement soient exonérées de cotisations sociales.
A savoir que lorsque les indemnités versées sont supérieures aux limites d'exonération, le montant est réintégré dans l'assiette des cotisations dès le 1er EUR.
Le remboursement des frais de grand déplacement peut se faire :
> sur la base des frais réellement engagés à condition que le salarié présente les justificatifs. Il n'y a pas de limite d'exonération puisqu'il s'agit de remboursement " au réel ". Précisément, le salarié est tenu de rédiger une note de frais chaque mois et d'y agrafer les tickets de caisse correspondant à ses dépenses.
> sur la base d'une indemnité forfaitaire dans le respect des plafonds fixés par l'URSSAF.
Seuls les remboursements sur une base réelle sont admis pour les gérants minoritaires de SARL et pour les présidents-directeurs généraux de SA et de SAS.
La gestion administrative de ces frais professionnels est complexe; d'autant plus qu'un redressement par l'URSSAF est toujours possible.
Les avantages en nature sont soumis à cotisations sociales alors que les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations, à condition de respecter certaines règles et les plafonds de l'URSSAF:
En 2019, le plafond des indemnités forfaitaires de grand déplacement en France métropolitaine est de:
> 18,80 € par repas
> 67,40 € par pour le logement et le petit-déjeuner à Paris et département des Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis et Val de Marne.
> 50,00 € par jour pour le logement et le petit-déjeuner dans les autres départements
Le barème de l'URSSAF tient compte de la différence du coût du logement entre Paris et les départements appartenant à la région parisienne (RP) d'une part, et la province, d'autre part.
Ces montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue. Au-delà, ils subissent un abattement.
En ce qui concerne les plafonds de l'indemnité pour les grands déplacements en Outre mer, ils sont fixés (repas et logement) est fixé à 90 € ou 120 € par jour, logement et repas compris.
Précisément, 90 € par jour pour les déplacements en Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon.
Et 120 € par jour pour les déplacements en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et en Polynésie française.
Des abattements sont également prévus selon la durée des déplacements.
Quant aux déplacements à l'étranger, les indemnités forfaitaires varient d'une destination à l'autre.
Les barèmes des frais de mission par pays sont consultables sur le portail des ministères économiques et financiers.
L'employeur peut combiner deux modes de remboursement :
> le montant réel des frais d'hébergement justifié par le salarié,
> les frais de repas sous forme d'allocations forfaitaires.
Les modalités et le montant des remboursements des frais professionnels liés aux grands déplacements sont très souvent fixés dans la convention collective de l'entreprise.
Les salariés les plus nombreux à être concernés par cette notion de grand déplacement travaillent dans le BTP et dans les transports.
Corrigé le 2019-07-07
salarié déplacement professionnel domicile remboursement déplacement règles particulières déplacement règles particulières diffèrent règles particulières diffèrent localisation particulières diffèrent localisation déplacement salarié déplacement professionnel déplacement professionnel domicile remboursement déplacement règles déplacement règles particulières règles particulières diffèrent particulières diffèrent localisation diffèrent localisation déplacement grands déplacements fixés déplacement salarié déplacement professionnel salarié déplacement professionnel domicile remboursement déplacement déplacement règles règles particulières particulières diffèrent diffèrent localisation localisation déplacement france métropolitaine cotisations sociales