Embaucher son premier salarié : quelles formalités ?

La procédure avant l'embauche

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
Obligatoire, la déclaration préalable à l'embauche doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant l'arrivée de votre premier salarié. Ainsi devez-vous d'abord ouvrir un compte auprès de l'Urssaf.
Une fois la déclaration faite, vous devez transmettre à votre salarié l'accusé de réception de la DPAE.
Grâce à cette DPAE, vous effectuez plusieurs formalités en une seule fois. Précisément, vous vous immatriculez au régime général de la Sécurité sociale en qualité d'employeur. De même auprès du régime d'assurance chômage (Pole Emploi). Et vous immatriculez votre salarié à la CPAM.

L'adhésion à la mutuelle d'entreprise et à la caisse de retraite complémentaire
Vous devez également affilier votre premier salarié (et les suivants) à votre mutuelle d'entreprise. Également appelée complémentaire santé, elle est obligatoire dans toutes les entreprises depuis 2016 et financée par l'employeur à hauteur de 50 % au minimum. Dans le respect des lois et de votre convention collective, vous pouvez sélectionner l'assureur de votre choix.

Quant à l'adhésion à la caisse de retraite complémentaire, elle s'effectue via la transmission de la déclaration sociale nominative (DSN). L'organisme compétent est imposé en fonction du métier du salarié ou du lieu d'implantation de votre entreprise.

Les registres et les affichages obligatoires
En ce qui concerne la santé et la sécurité au travail, toutes les entreprises doivent établir leur propre document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP). Ce de manière à répertorier et analyser les risques au sein de l'entreprise pour mettre en place les actions nécessaires.
Non obligatoire mais judicieux, vous pouvez ouvrir un registre des accidents du travail bénins.

De plus, quelle que soit votre branche professionnelle vous devez afficher bon nombre de documents sur le lieu de travail de vos salariés. Ce pour garantir leur droit à l'information en matière de législation du travail, de sécurité, de représentation du personnel, etc. Notamment, les coordonnées de l'inspection du travail, de la médecine du travail et les textes légaux en matière d'égalité et de harcèlement entre autres.

La procédure au moment de l'embauche

Le contrat de travail
Conformément au Code du travail, tout employeur doit signer et remettre un contrat de travail à ses salariés. Ce, le premier jour de travail au plus tard si une période d'essai est prévue au contrat.
Vous devez également lui remettre les notices complètes concernant la mutuelle d'entreprise. Et il doit pouvoir consulter la convention collective de votre activité au sein de votre entreprise.
Ayez à l'esprit que l'emploi de certains contrats et certaines catégories de salariés nécessite des formalités particulières en plus.
> Les contrats à durée déterminée (CDD) ;
> Les contrats à temps partiel ;
> Les contrats aidés (CUI) ;
> Les salariés étrangers ;
> les salariés mineurs.

D'autre part, la clause de non-concurrence, la clause de mobilité et certaines primes insérées dans les contrats à durée indéterminée (CDI) requièrent aussi votre vigilance.
Une fois votre première embauche réalisée, il vous appartient aussi de mettre en place la gestion de la paie de votre salarié. À savoir que vous pouvez externaliser cette tâche auprès de notre cabinet d'expertise comptable.

Le registre unique du personnel
Vous avez également l'obligation de tenir un registre unique du personnel. L'objectif étant de répertorier de façon chronologique les embauches réalisées pour garantir la transparence des emplois en cas de contrôle Urssaf.
Document formel, le registre unique du personnel doit comporter bon nombre de mentions obligatoires. Si votre entreprise dispose de plusieurs établissements, vous devez tenir un registre du personnel pour chacun d'entre eux.

La visite médicale
Quant à la visite médicale de prévention et d'information, vous devez l'organiser dans un délai de 3 mois à compter de l'embauche effective de votre premier salarié (2 mois pour les apprentis). Contactez les Services de Santé au Travail (SST) dont vous dépendez.

Besoin de plus d'information ?
https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/employer-du-personnel/les-formalites-liees-a-lembauche/les-sanctions-applicables-en-cas/les-sanctions-applicables-si-vou.html

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